為規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，結(jié)合公司的實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　一、目的

　　1、實(shí)行有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作；

　　2、提高公司各單位、各部門(mén)執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門(mén)工作進(jìn)度；

　　3、集思廣益，提出改進(jìn)性拓展性的工作方案；

　　4、協(xié)調(diào)各單位、各部門(mén)的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。

　　二、會(huì)議類別

　　根據(jù)公司的企業(yè)性質(zhì)，會(huì)議共分為以下幾種類別：

　　1、股份制公司性質(zhì)的會(huì)議包括：董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和股東大會(huì)；

　　2、公司經(jīng)營(yíng)管理性質(zhì)的會(huì)議包括：總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)會(huì)、職工全體大會(huì)；

　　3、公司專項(xiàng)業(yè)務(wù)類別性質(zhì)的會(huì)議包括：黨委會(huì)、工會(huì)職工代表大會(huì)等其他專題會(huì)。

　　三、會(huì)議程序要求及參加人員和會(huì)議內(nèi)容

　　1、股份制公司性質(zhì)的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)的召開(kāi)，按照《公司章程》的規(guī)定程序要求組織實(shí)施；

　　2、公司專項(xiàng)業(yè)務(wù)類別的黨委會(huì)、職工代表大會(huì)等按照按照《黨章》的規(guī)定要求和工會(huì)的指定程序召開(kāi)；其他專題會(huì)如：消防安全工作會(huì)等由專職部門(mén)按照會(huì)議程序要求專題組織召開(kāi)；

　　3、公司經(jīng)營(yíng)管理性質(zhì)的會(huì)議具體程序要求如下：

　　總經(jīng)理辦公會(huì)

　�。�1）會(huì)議組織：行政辦公室

　�。�2）會(huì)議主持人：公司總經(jīng)理，總經(jīng)理若因公出差無(wú)法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定公司高級(jí)干部代行職權(quán)；

　�。�3）會(huì)議參加人：副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各分公司和機(jī)關(guān)各部門(mén)經(jīng)理

　�。�4）列席人員：視工作需要，可讓其他有關(guān)人員出席

　�。�5）會(huì)議內(nèi)容：

　　①聽(tīng)取各部門(mén)主管對(duì)所屬工作的匯報(bào)，對(duì)完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法；

　�、诠ぷ髦谐霈F(xiàn)的問(wèn)題須及時(shí)跟蹤改進(jìn)，對(duì)工作的失誤找出原因并及時(shí)改正總結(jié)；

　�、厶接懝�司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最佳方案，并對(duì)各階段經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)及時(shí)總結(jié)，以達(dá)到整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

　�、軐�(duì)上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)。

　　（6）會(huì)議記錄人：行政辦公室主任（或行政辦文書(shū)）

　　部門(mén)工作會(huì)

　�。�1）會(huì)議主持人：部門(mén)經(jīng)理（或分公司經(jīng)理）或部門(mén)經(jīng)理指定人員

　　（2）會(huì)議參加人：部門(mén)所有人員（或分公司中層人員）

　�。�3）列席人員：視工作需要，所邀請(qǐng)其他部門(mén)人員

　�。�4）會(huì)議內(nèi)容：

　�、賲f(xié)調(diào)部門(mén)內(nèi)部工作開(kāi)展，對(duì)工作中的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決；

　�、谒鶎俟ぷ饔羞M(jìn)展難度時(shí)，提出幫助請(qǐng)求，并集體討論解決；

　�、勖鞔_部門(mén)工作在公司整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的進(jìn)展?fàn)顩r，及時(shí)總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并制定下期工作計(jì)劃；對(duì)上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)。

　�。�6）會(huì)議記錄人：各部門(mén)的文書(shū)（或檔案管理員）

　　公司全體會(huì)

　�。�1）會(huì)議主持人：公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員

　�。�2）會(huì)議參加人：公司全體人員

　　（3）列席人員：視工作需要，邀請(qǐng)公司外部人員

　　（4）會(huì)議內(nèi)容：

　�、俟�司運(yùn)營(yíng)狀況、日常工作進(jìn)度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布，促使上下信息的溝通；

　�、诠�布有關(guān)員工獎(jiǎng)勵(lì)或懲處措施，以求公開(kāi)、公正、合理；

　�、蹖�(duì)年度重點(diǎn)工作和專項(xiàng)工作安排進(jìn)行總結(jié)和部署。

　�。�6）會(huì)議記錄人：行政辦公室主任

　　四、會(huì)議的準(zhǔn)備

　　1、所有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別提前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會(huì)議通知、議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草稿、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、備好座位、通知與會(huì)人等）；

　　2、會(huì)議應(yīng)按規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，組織會(huì)議的部門(mén)會(huì)前應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議議程及有關(guān)內(nèi)容，并負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議紀(jì)律；

　　3、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議并簽到，準(zhǔn)備好與會(huì)議有關(guān)的資料，做好會(huì)議記錄，對(duì)要求傳達(dá)的會(huì)議內(nèi)容要及時(shí)進(jìn)行傳達(dá)；

　　4、會(huì)議涉及機(jī)密事件，所有與會(huì)者要嚴(yán)守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理；

　　5、會(huì)議形成決議應(yīng)由牽頭部門(mén)及時(shí)書(shū)面通知有關(guān)執(zhí)行部門(mén)，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況。

　　五、會(huì)議記錄

　　1、會(huì)議記錄遵照"誰(shuí)組織、誰(shuí)記錄"的原則，按照會(huì)議類別指定程序的記錄員記錄；如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員；

　　2、總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，送交會(huì)議主持人核閱，核閱后應(yīng)復(fù)印分發(fā)各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回主持人，作為下一次會(huì)議的重要資料，會(huì)議記錄員將上述手續(xù)資料的原始件留存歸檔；

　　部門(mén)工作會(huì)議各與會(huì)人員均應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對(duì)日后工作有指導(dǎo)意義；

　　公司全體會(huì)會(huì)議記錄由行政辦公室主任整理完畢后，先請(qǐng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后分發(fā)至各部門(mén)及各分公司，以備查詢。

　　六、會(huì)議室的管理

　　1、會(huì)議室由行政辦公室負(fù)責(zé)管理，各部門(mén)如因會(huì)議需要使用會(huì)議室，須事先向行政辦公室申請(qǐng)，由行政辦公室統(tǒng)籌安排；

　　2、會(huì)議室衛(wèi)生由行政辦公室負(fù)責(zé)，在每次會(huì)議召開(kāi)前后均要進(jìn)行衛(wèi)生清掃，并做好日常保潔；

　　3、會(huì)議室電子設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人員不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價(jià)予以賠償。

　　七、附則

　　本制度由總公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋